Pulire la tua casella di posta è un compito che la maggior parte di noi dedica alla nostra rubrica "Affronta-quella dopo" - proprio tra le dichiarazioni bancarie di archiviazione e l'organizzazione dei cassetti di posta indesiderata. Ma perché?
Perché gli umani sono costretti a fare qualsiasi cosa a meno che non vedano un lato positivo.
Ecco un motivo per rendere l'organizzazione della posta in arrivo un'alta priorità: ti renderà un essere umano più felice, più pacifico, più produttivo.
In uno studio condotto da Radicati alcuni anni fa, i ricercatori hanno previsto che il lavoratore medio avrebbe inviato e ricevuto circa 125 email al giorno entro il 2015. Si tratta di circa 45.525 email all'anno, incluso "graymail", ma non l'e-mail personale. Quindi, se hai amici, puoi andare avanti e rilanciare quel numero. Che cosa si aggiunge al tempo?
Nel 2012, un rapporto di McKinsey & Company ha rilevato che le persone trascorrono circa il 28% della settimana lavorativa leggendo e rispondendo alle e-mail. Sono circa 12 ore a settimana. Non so voi, ma se potessi ridurre quel numero a metà, avrò molto più tempo per andare allo yoga.
Ma è più che liberare il tuo tempo. Credo che la tua casella di posta sia una rappresentazione del tuo stato mentale. E pulirlo è davvero la pace che arriva con la sconfitta della confusione mentale. Una volta che inizi a pensare all'e-mail in questo modo, all'improvviso vedi l'importanza di avere la tua casella di posta sotto controllo. Ecco alcuni passaggi per iniziare:
1. Fatti domande difficili. Potresti chiederti che auto-riflessione ha a che fare con la tua casella di posta. Tutto, davvero. L'esterno è una rappresentazione dell'interno. Pensando alla tua casella di posta come a un riflesso del tuo stato d'animo, inizia chiedendo a te stesso perché hai lasciato che la tua casella di posta entri fuori controllo e quali altre cose potrebbero farti sentire fuori controllo nella tua vita. La risposta potrebbe essere semplice quanto essere sovraprenotata o altrettanto seriamente evitando un cambiamento di carriera tanto necessario. L'identificazione e l'affrontare questi problemi possono rappresentare la parte più difficile dell'intero processo. Risponderti onestamente e sarai mentalmente ed emotivamente pronto ad affrontare il compito.
2. "RDFS" Le tue e-mail non lette. Nel suo libro Bird by Bird: Alcune istruzioni per la scrittura e la vita , Anne Lamott ricorda come un bambino, suo fratello, una volta era stato sopraffatto da un progetto scolastico sugli uccelli. Suo padre ha detto a suo fratello di prendere il progetto "bird by bird" in modo da non essere intimidito dall'enorme compito che ci attende. Tuttavia, potresti avere un numero scoraggiante di e-mail non lette. Devi farlo uccello per uccello. Non pensare di essere finito, basta beccare la tua casella di posta a poco a poco ricordando che ti stai impegnando in questo compito per il tuo benessere mentale. Vedendo ogni e-mail come se tutti avessero uno scopo, liberarsene sembra che tu abbia realizzato qualcosa. "RDFS" è un modo semplice per farlo. Ho adattato questo acuto acronimo di un mio ex capo che mi ha detto che ogni nuova email richiede una delle quattro azioni: rispondere immediatamente, eliminare senza rispondere, seguire o salvare per riferimento futuro. Sapendo che hai solo quattro scelte per ogni nuova email diffondere sentimenti di indecisione e impotenza, ridurre il tempo necessario per ordinare le e-mail non lette e aumentare la produttività. Passando attraverso tutte le 5.000 e-mail non lette (o qualunque sia il tuo numero ... senza giudizio qui) una grossa porzione di esse potrebbe cadere nella categoria "follow up" o "salva per riferimento futuro", ma è per questo che un importante passo successivo è quello di ottenere un sistema organizzativo che funzioni per te.
3. Organizzare ciò che è rimasto. Non smette mai di stupirmi quanto siamo corteggiati dalla promessa dell'organizzazione. Il nuovissimo servizio di posta elettronica di Google chiamato Inbox utilizza un "email come modello di lista delle cose da fare". Consente di ordinare le email in categorie "appuntate", "posticipate" o "fatte" e raccoglie un gran numero di e-mail in "pacchetti" per rendere più ingombrante la posta in arrivo. Sì, è davvero user-friendly, ma non lasciarti sedurre dalla sua fluidità. Non è necessario avere la tua casella di posta pulita. Non c'è alcun trucco magico che renderà questo processo più semplice. Ma ecco la buona notizia: c'è una formula a prova di idiota. Decluttering your inbox richiede semplicemente lo sviluppo di un sistema e la coerenza con esso. Se puoi impegnarti in questo, sei d'oro. Ecco come lo faccio: uso una casella di posta Gmail per tutta la mia posta e, dopo aver "RDFS", le mie nuove email, archiviano il mio "salva per riferimento futuro" "Email che usano le cartelle di Gmail, che possono essere codificate a colori e annidate. Se non esiste una cartella appropriata, ne creo una nuova. Al momento ho 65 cartelle attive. (La maggior parte dei server di posta elettronica può svolgere una funzione simile se non si utilizza Gmail.) Quindi, indirizzo le mie e-mail di "follow up", che tengo nella mia casella di posta (cerco di non lasciare mai che il numero superi i 100, perché so personalmente mi fa sentire sopraffatto). Se queste email di "follow up" richiedono un'azione da parte mia, creo un "compito" in Google Calendar (es: "Scegli un posto per il pranzo con Lisa" o "Invia foglio di calcolo Excel al mio capo") e aggiungi una data di scadenza a tale compito quindi ricevo un promemoria, se necessario. In quel modo non mi sveglio nel bel mezzo della notte preoccupandomi di cosa ho dimenticato di fare. Seriamente, vale la pena dormire bene. Sfida te stesso per sviluppare il tuo protocollo di organizzazione. Qualsiasi metodo che sia comodo e sostenibile per te funzionerà se ti attieni.
4. Affronta prima le Big Rocks. Secondo Stephen Covey, che ha scritto The 7 Habits Of Highly Successful People, i "grandi sassi della vita" sono i compiti che se non li metti per primi, non arriverai mai a loro. Tuttavia, sono spesso le più importanti. E quando li evitiamo, pesano pesantemente su di noi mentalmente ed emotivamente. Quando applichi la metafora del grande rock alla posta elettronica, puoi vedere quanto sia facile passare la maggior parte del tuo tempo online ad affrontare minuscoli granelli di sabbia - e-mail urgenti che richiedono immediata attenzione e ci danno l'illusione della produttività - e rimandiamo le grandi pietre - le email che ci richiedono di pensare seriamente o fare. Più a lungo queste grandi pietre vengono declassificate, più le provocazioni di ansia diventano per noi. Sforzo potenziale diffuso facendo un voto per affrontare prima le email di Big Rock. Sempre. Può sembrare controintuitivo affrontare prima gli elementi della posta in arrivo più impegnativi e più dispendiosi in termini di tempo, ma dedicare il tempo necessario a capire di quali e-mail richiederanno risparmierai tempo e stress a lungo termine. rilascio della tensione della spalla, ammirando la tua casella di posta incontaminata, inizierà a riempirsi di nuovo. Così è la vita. Ma non lasciarti travolgere - la pulizia profonda è fatta, e questa è la parte difficile. Il mantenimento è la parte facile ora che hai un sistema infallibile sul posto. Parlo per esperienza quando dico che i giorni produttivi e le serate tranquille saranno tutte le motivazioni necessarie per evitare che la posta in arrivo si riempia di nuovo.
